紙制檔案管理系統(tǒng) 主要目的是為了加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的控制，規(guī)范加工流程，減輕工作量。
紙制檔案管理系統(tǒng)使用可分為如下幾個步驟：數(shù)據(jù)導(dǎo)入、檔案收集、檔案接收、檔案加工、檔案移交入庫。其流程簡圖如下:
流程說明
數(shù)據(jù)導(dǎo)入
紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源有三種：
1. 自動導(dǎo)入。從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中讀取出來添加到紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)中。
2. 手動導(dǎo)入。當(dāng)前系統(tǒng)中沒有該檔案信息的時候，可以自行操作。在手動導(dǎo)入頁面查找該檔案信息，查找到相應(yīng)的信息，然后導(dǎo)入到當(dāng)前系統(tǒng)中。
3. 手動錄入。如果在手動導(dǎo)入頁面也沒有該檔案的信息，可以自己錄入該條數(shù)據(jù)。
檔案收集
在當(dāng)前系統(tǒng)中找到符合篩選條件的檔案的時候就可以進(jìn)行檔案收集，在收集時要核對該檔案的總頁數(shù)和審核頁數(shù)。在收集的過程中會產(chǎn)生收集序號和條形碼。
檔案接收
收集完成后，進(jìn)入檔案接收到環(huán)節(jié)。接收環(huán)節(jié)會產(chǎn)生接收清單。
檔案加工
本環(huán)節(jié)只是針對市局檔案掃描組。檔案接收過后進(jìn)入檔案加工環(huán)節(jié)，其中包括：待掃描轉(zhuǎn)交、卷皮加工、加工整理、加工掃描、加工排序、加工質(zhì)檢、加工裝訂、待入庫轉(zhuǎn)交。
檔案移交入庫
本環(huán)節(jié)主要是掃描組和檔案室的交接，該過程會產(chǎn)生交接清單。
